溝通不只用嘴！數位溝通力提升了沒？（上）讓手速跟上腦速，提升溝通效率！
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在經歷了疫情的洗禮後，「居家辦公」不再是一種選擇，而已成為新的工作模式，我們會使用電子郵件、社交媒體、線上會議來進行交流，也讓「數位溝通力」的重要性更為顯現。
我們是否能透過有效率的數位溝通，確保工作流程順暢、訊息清晰傳達，往往影響了我們的工作效率與成果。
什麼是「數位溝通力」？是指在數位環境中有效傳達、接收訊息的能力。不僅涵蓋了傳統的語言表達能力，也包含了理解和適應新興數位工具和平台的使用，以達到最佳的溝通效果。
我們可以將數位溝通力分為幾個主要的元素：
- 數位素養：這是數位溝通力的基礎，意指在數位環境中運用、理解、評估和創造資訊的能力。
- 線上表達與分享：使用文字、圖片、語音或影片等媒介，來創作分享內容。
- 跨平台溝通：在不同的數位平台（如：社交媒體、線上會議軟體、即時通訊工具等）之間進行溝通。
人與人之間發生溝通，必定是要傳達某些資訊進而達成目的，雖然表達的媒介有很多種，但是不可避免的都會涉及到「打字」這個過程。
然而「打字」這個過程，往往會浪費大量的時間、也可能造成資訊的錯誤，我們又如何在確保內容正確同時，提升數位溝通的效率呢？
最近，有許多進階的 AI 應用，可以於助力我們的溝通方式，但在接下來的內容，會著重優化「打字」這塊，因此會分享一款智慧型輸入法：「自然輸入法」。
輸入法也有AI？自然輸入法所具備的 AI 技術，並不是龐大的 LLM 語言模型或是多數人熟知的 ChatGPT 生成技術，而是用來進行精準的語意判斷以及選字校正，通過理解輸入內容的語意，從而減少了選字的次數，來實現「手速與思維同步」。
接著，自然輸入法還能學習、累積使用者的打字習慣和偏好。隨著打字量的增加，它可以發展成為個人的微AI，能夠更精確地預測和理解你的輸入需求。
這不僅可以提高輸入效率，也可以確保你的溝通內容更準確。
此外，自然輸入法還提供了便捷的管理和備份功能，讓你可以輕鬆管理你的輸入記錄，並在需要時進行恢復。這意味著即使在更換裝置時，你也不必擔心會失去你的個人微AI 或輸入記錄。
使用情境一：經常輸入常用句，減少逐字 key 打的時間
在日常工作中，我們會遇到很多需要重複輸入的情況，自然輸入法的「文字範本」功能就能派上用場。
「文字範本」可以讓我們將常用的短句或片語設定一個代碼，當我們輸入代碼時，系統就會自動帶出對應的短句或片語，無需再一個字一個字打出來。
例如，在台灣，許多人會在工作中使用以下幾種常見的短句或片語：
- 「姓名、email、電話」：經常會需要提供聯繫資訊，可以設定代碼為「email」。
將個人聯繫資訊，新增為文字範本，自定義輸入代碼。
啟用文字範本，輸入代碼即自動推薦相符內容。
- 「如有任何問題，歡迎隨時與我聯絡！」：在結束對話或電子郵件時經常使用，可以設定代碼為「2」。
將常用短句「如有任何問題，歡迎隨時與我聯絡！」設定代碼為「2」。
在信件結尾需要時，即可直接啟用文字範本並快速輸出。
你可以根據自己的需求和習慣，設定任何你需要的短句或片語。這樣，無論是在寫電子郵件、撰寫報告，或是進行線上聊天，你都可以透過「文字範本」來節省時間，提高工作效率。
如果在瀏覽內容的過程中，想要把網頁或文件上的文字一鍵存成「文字範本」也沒問題，只要使用快速鍵就可以直接將指定內容設定代碼，提供之後快速輸入使用。
以下示範為開啟銀行法規查詢頁面，將要使用的法條複製起來，並且利用快速鍵快速新增，把一些常用法條或是引文建立成「文字範本」，達到快速輸出。
將常用法條或引文建立成「文字範本」，達到快速輸出。
使用情境二：將你個人微AI帶著走，隨時保持高效溝通
每個人身處不同產業領域，溝通模式也會有所不同，而且也會受到打字風格、習慣影響，因此個人微AI都會是獨特的。
例如，一個在科技產業工作的人，他可能會學習到許多科技相關的專業術語，像是「生成對抗網路」、「神經網絡權重初始化」、「特徵工程」等等。而在醫療行業工作的人，他的微AI可能會學習到許多醫學相關的專業詞彙，如「血漿置換療法」、「抗生素濫用」或是「全身炎症反應症候群」等。
因此，自然輸入法的「雲端備份」的功能，可以協助你把過往所有輸入的內容進行備份，也代表只要你能上網，無論你是出差在外、在家辦公，都可以避免再次選字、卡頓的狀況，保持高效的數位溝通。
只要註冊為「IQ雲」的會員，保持登入狀態時即可進行雲端備份，這個功能是免費提供的，不需額外付費。
IQ雲端備份服務，首次使用需要註冊。
成功註冊後，即可開始進行備份同步。
成功登入後，會看到 IQ雲備份有兩個選項：「備份至雲端」、「同步到本機」
「備份至雲端」：把你目前這台電腦所有打字內容上傳至雲端
「備份至雲端」：把你目前這台電腦所有打字內容上傳至雲端。
「同步到本機」：將雲端上所有資料同步到目前這台電腦
「同步到本機」：將雲端上所有資料同步到目前這台電腦。
當你每做一次雲端備份，就會直該覆蓋掉前一次的備份記錄，同步則是將沒有的資料，一併同步新增到你的電腦。
假如你是同時使用四台裝置的使用者，有：A、B、C、D 四台電腦
在 A 台是最後編輯過的資料，即可按「雲端備份」把資料上傳至雲端，再使用到 B、C、D 台時，再用「雲端同步」將雲端的資料（A 台最後編輯的資料）下載至目前的電腦，這樣就可以達到所有電腦資料同步的效果。
使用情境三：處理多種數字格式，有效提升輸入效率
自然輸入法也可以協助處理不同的數字格式，像是千分位符號、日期與時間格式，也支援簡易的四則運算。
如果你要輸入金額 50,000，通常打完數字後，還要把游標移動到指定位置，再輸入逗點，當所在的頁面並沒有文書軟體調整金額格式的功能時，自然輸入法的「數字快打」功能，在這個時候就很好用。
「數字快打」轉換金額格式
除了千分位符號之外、也有國字的數字，像是八的國字是，左邊一個手、右邊一個別，那如果每個數字，都要像這樣選成國字就很麻煩，所以「數字快打」也可以直接幫你處理掉，把阿拉伯數字轉換成國字。
「數字快打」轉換國字格式
再來就是專案、報告、合約等，通常結尾都會需要放日期，像是：中華民國一百一十二年七月二十一日這種。如果使用「數字快打」功能，只要打阿拉伯數字，就會自動幫你轉換成不同日期的格式。
「數字快打」轉換多種日期格式
以上是自然輸入法部分的功能分享，如果有興趣的朋友都可以免費試用14天。
自然輸入法支援 Windows10 1607、11以上作業系統 & macOS Big Sur、macOS Mojave 10.14作業系統。
請根據您的作業系統下載相應的安裝檔，完成安裝流程、跳過線上註冊，首次安裝的電腦都可以免費試用！
本文由 GPT工作術｜與你一起補給工作的AI能量沙龍 授權轉載
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圖片來源： GPT工作術｜與你一起補給工作的AI能量沙龍
